Comment mettre en place une série de rencontres Vaste Programme ?
- Tania DA CUNHA FARIA
- 4 févr.
- 3 min de lecture
Dernière mise à jour : 17 févr.
Offrir à ses équipes des moments de réflexion, d’ouverture et d’échange est un enjeu stratégique pour de nombreuses entreprises. Vaste Programme propose un format unique, conçu pour stimuler la curiosité et enrichir les esprits à travers des rencontres thématiques soigneusement élaborées. Mais comment ces rencontres sont-elles mises en place ? Voici les étapes clés, de la première prise de contact à leur déploiement.
Premier contact et définition des besoins
La démarche débute par un premier échange, initié par l’entreprise via LinkedIn, le site internet, par email ou téléphone. Cet entretien permet d’identifier précisément les attentes et les objectifs du projet :
La raison du contact : un projet événementiel ponctuel, une réflexion sur la culture d’entreprise, une problématique spécifique à adresser ?
Les motivations : qu’est-ce qui attire l’entreprise dans Vaste Programme ?
Les expériences passées : des initiatives similaires ont-elles déjà été mises en place ? Avec quels résultats ?
Les habitudes de communication interne : comment les collaborateurs sont-ils habituellement informés et impliqués ?
Le public concerné : un service en particulier, un groupe de travail spécifique, l’ensemble des collaborateurs ?
Les contraintes de calendrier : à quelle échéance doit être organisée la première rencontre ?
Le budget disponible, permettant d’adapter l’offre en conséquence.
L’approche est entièrement sur-mesure : certaines entreprises choisissent une seule rencontre pour tester le format, tandis que d’autres préfèrent initier une série de plusieurs sessions.
Élaboration et présentation de la proposition
Si l’intérêt se confirme, un second rendez-vous est fixé pour présenter une proposition détaillée.
Celle-ci inclut :
La conception et la mise en place de X rencontres adaptées aux besoins identifiés.
Un kit de communication interne prêt à l’emploi pour assurer une diffusion efficace de l’information et favoriser l’engagement des équipes.
Des options complémentaires, telles que la présence d’un traiteur, un photographe ou encore une captation sonore ou vidéo pour valoriser les rencontres en interne et en externe.
La proposition est généralement transmise sous une semaine, offrant ainsi aux entreprises une vision claire du projet avant toute validation.
Validation et organisation
Une fois la proposition validée, un délai minimum d’un mois est nécessaire avant la première rencontre. Cette période permet de :
✔️ Concevoir des contenus pertinents et engageants.
✔️ Sélectionner et préparer les intervenants.
✔️ Organiser la logistique : choix du lieu, matériel, supports de communication.
✔️ Diffuser l’information en interne afin de maximiser la participation.
Déroulement des rencontres et suivi
Lors des rencontres, Vaste Programme prend en charge :
La mise à disposition des supports de communication interne pour mobiliser les participants.
L’animation des échanges, en favorisant une approche interactive et participative.
La collecte des retours des participants pour ajuster les contenus et formats en fonction des attentes et de l’expérience vécue.
Selon les besoins, des prestations additionnelles peuvent être intégrées, comme un service traiteur, une captation photo/vidéo ou l’enregistrement audio pour une valorisation post-événement.
Un accompagnement complet
Chaque programme est conçu pour s’inscrire dans une démarche globale, avec un accompagnement sur-mesure à chaque étape :
L’élaboration des contenus et des thématiques.
La sélection et le briefing des intervenants.
L’animation des rencontres dans un format unique et engageant.
Le suivi qualité pour optimiser l’impact des échanges.
La livraison des supports de communication prêts à l’emploi pour une diffusion efficace.
Grâce à cette approche structurée, les rencontres Vaste Programme ne se limitent pas à un simple événement ponctuel. Elles créent un espace de réflexion et d’échange durable, contribuant activement à la dynamique de l’entreprise et à l’épanouissement de ses collaborateurs.
